Promemoria organizzazione eventi

Stesura iniziale di Paolo Mancarella.
Rivisto ed aggiornato da Patrizia Asirelli
Rivisto e parzialmente aggiornato da Marco Comini
Aggiornato da Paolo Torroni: 14-nov-08
Aggiornato da Fabio Fioravanti e Marco Gavanelli: Settembre 2013

Dati del GULP

Indirizzo

Marco Gavanelli

Dipartimento di Ingegneria
Università di Ferrara
Via Saragat 1
44122 Ferrara (FE)
FAX: 0532 97 4870

Codice Fiscale: 00976720508

Numero contribuente del GULP ai fini delle imposte dirette: 6055360

Coordinate bancarie

Quelle che seguono sono istruzioni cui è bene attenersi strettamente ogni qual volta si organizzi un’attività per conto del GULP.

Si fa presente quanto segue:

  • il GULP è una associazione culturale senza fini di lucro, che svolge attività SOLO per i soci.
  • Il bilancio del GULP può anche finire in positivo dipende da come si usano i guadagni:
    1. Per quanto riguarda le imposte dirette basta che i guadagni NON vengano ridistribuiti tra i soci ma vengano impiegati per gli scopi dell’associazione.
    2. Per quanto riguarda gli oneri Indiretti (IVA) quello che è importante è che i soldi che ci arrivano NON siano SPONSOR (cioè non vengano dati contro prestazione, es pubblicità o contro studi di qualche tipo, ecc) ma vengano dati a noi e noi li impieghiamo come vogliamo secondo gli scopi dell’associazione…altrimenti dobbiamo pagare l’IVA.

Quindi VI RICORDIAMO che:

  • Queste istruzioni vanno lette, capite e sperabilmente attuate. Quando non siete sicuri chiedete!!
  • Il GULP è una associazione culturale senza fini di lucro, che svolge attività SOLO per i soci.
    Questo si traduce nel seguente effetto:
    Chiunque paghi una quota di partecipazione ad una attività del GULP (convegno annuale, scuola, ecc.) deve esserne socio. Quindi tutti i partecipanti alle iniziative DEBBONO ESSERE SOCI:

    • o lo sono già
    • o si devono iscrivere contestualmente all’evento.

    Si possono fare SOLO POCHE eccezioni per pochissimi (2/3) partecipanti stranieri.

  • Le quote di partecipazione dei soci alle attività del GULP, NON SONO quote di iscrizione, ma CONTRIBUTI alle spese organizzative.
  • Dato quanto detto al punto b) precedente: devono essere registrati come CONTRIBUTI anche le quote versate da enti (CNR, Università, Provincia, Industrie, Banche, ecc.) e NON possono essere citate su nessun documento come SPONSORIZZAZIONI, in quanto erogate a fondo perduto senza pattuizioni di scambio.
    QUINDI: sui cfp, sui manifesti sugli atti del Convegno annuale:
    NON SI DEVE DIRE : sponsor:bla,bla, bla…..
    MA: “con il contributo di : bla,bla, bla
  • OGNI attività , convegno annuale, scuola ecc.. deve riportare che “l’EVENTO è ORGANIZZATO DAL GULP”, sia sulla “call for papers”, sia sul programma finale, sia sugli eventuali atti. Eventualmente si può aggiungere la dicitura “congiuntamente con l’Università di…” oppure “e dall’Università di..”, “con il contributo dell’Università di…”, ma EVITARE ACCURATAMENTE di DIMENTICARSI DI CITARE IL GULP, visto che i RISCHI DI INSUCCESSO SONO DEL GULP, è sperabile che anche i SUCCESSI SIANO DEL GULP.
  • A riscontro di TUTTI i contributi ricevuti il GULP deve emettere RICEVUTA, così come a riscontro di TUTTE le spese sostenute devono esserci le corrispondenti PEZZE GIUSTIFICATIVE, secondo le istruzioni riportate di seguito.

ENTRATE

  • Tutte le entrate devono essere giustificate mediante l’emissione di ricevute. Queste ultime devono:
    1. essere numerate progressivamente, continuando la numerazione su blocchetti successivi;
    2. portare la data del giorno di emissione, il timbro del GULP, la firma di chi incassa.
      Sulle ricevute non va messa la marca da bollo.
  • Nessuna matrice di ricevuta deve essere strappata da un blocchetto per nessun motivo. Qualora sia necessario annullare una ricevuta, si deve:
    1. ritirare l’originale della ricevuta errata;
    2. spillarla insieme alla matrice corrispondente;
    3. barrare la ricevuta con la scritta “ANNULLATA”;
    4. emettere una ricevuta in sostituzione, se necessario.

    La presenza di ricevute annullate non deve in nessun caso alterare la numerazione (se si annulla la ricevuta n. X, la successiva deve comunque essere la n. X+1).

Entrate per partecipazione delle persone alle attività del GULP. Ripetiamo che:

  • Chiunque paghi una quota di partecipazione ad una attività del GULP (convegno annuale, scuola, ecc.) deve esserne socio.
  • Qualora la quota di partecipazione comprenda la quota di associazione al GULP (come avviene di solito) la regola precedente era:
    1. emettere una sola ricevuta se il partecipante è già socio GULP;
    2. emettere due ricevute separate: la prima con dizione “Iscrizione al GULP anno xxxx”; la seconda con dizione “Contributo per organizzazione del ?”.

    ATTUALMENTE, è in vigore la seguente abitudine:

    1. se il partecipante è già socio si emette una sola ricevuta con la dicitura “Quota partecipazione al XXX”;
    2. se il partecipante non è già socio GULP, si emette una sola ricevuta con la dicitura: “Quota partecipazione al XXX e contributo associazione” dove XXX è il nome del convegno o dell’evento in oggetto.

    Attenzione: in entrambi i suddetti casi (b) (b’) bisogna tenere conto della quota di associazione applicabile caso per caso. Il GULP prevede infatti quote diverse per soci ordinari, soci ordinari già membri di altre associazioni (AI*IA e/o AILA) e soci studenti (consultare a questo proposito il riassunto delle quote di associazione).
    Si noti che fino ad ora è quasi sempre avvenuto che i partecipanti al convegno annuale rinnovino la propria iscrizione al GULP contestualmente all’iscrizione al Convegno stesso. Essi rientrano pertanto nel caso (b).

  • L’organizzatore del convegno annuale DEVE:
    1. far comparire esplicitamente sul “call for paper” e sul “programma finale” che “i partecipanti italiani al convegno devono essere soci GULP”.
    2. esplicitare la quota di partecipazione al convegno e la quota di associazione al GULP, come è specificato qui
    3. prevedere la scheda di iscrizione al GULP, vedi qui

    Facciamo un esempio: Carlo Rossi, Franco Verdi partecipano al convegno annuale 2004. L’iscrizione a tale convegno è di Eu. 500, mentre la quota annuale di associazione al GULP per il 2004 (soci ordinari non studenti) è di Eu. 40. Carlo Rossi ha già rinnovato l’iscrizione al GULP per il 2004, Franco Verdi lo fa (come socio ordinario) contestualmente al Convegno. Gli organizzatori potranno ora emettere una ricevuta per Franco Verdi e una per Carlo Rossi:

    Ricevuta n.23
    Intestata a: Franco Verdi
    di: Eu. 540
    per: Quota partecipazione Convegno XXX04 e associazione”

    Ricevuta n.24
    Intestata a: Carlo Rossi
    di: Eu. 500
    per: “Quota partecipazione Convegno XXX04”

Ricevute oltre i 77€

Sulle ricevute di importo totale superiore ai 77€ è necessario apporre una marca da bollo da 2€.
Per minimizzare il numero di ricevute oltre i 77€, si consiglia quindi di far pagare la cena sociale direttamente ai partecipanti e di non includerla nel costo di iscrizione al convegno.

Entrate per contributi di enti

In questo caso il GULP deve semplicemente emettere ricevuta per l’ammontare del contributo, con dizione “Contributo per l’organizzazione del XXX04”.

Entrate di altro tipo

Succede spesso che, nell’ambito delle scuole e dei convegni, gli organizzatori prevedano delle attività sociali non comprese nella quota di iscrizione, come ad esempio escursioni, cena sociale, ecc. Per queste entrate, che ancora una volta possono essere versate solo dai soci, vanno emesse ricevute con una dizione del tipo “Contributo straordinario”. Esempio: il sig. Carlo Rossi di cui sopra versa Eu. 40 per la partecipazione della sua gentile consorte alla cena sociale del XXX04. Gli organizzatori dovranno emettere una ricevuta del tipo:

Ricevuta n.45
Intestata a: Carlo Rossi
di: Eu. 40
per: contributo straordinario


USCITE

Pagamenti vari

  • Tutte le uscite devono essere giustificate mediante ricevute (possibilmente intestate) o preferibilmente fatture. Le fatture vanno intestate a:
    GULP
    Corso Italia, 40
    56125 PISA
    C.F. 00976720508
  • Il GULP non può pagare fatture che non siano intestate al GULP stesso come sopra. Inoltre, il GULP deve pagare tutte le fatture intestate al GULP stesso: ciò significa, ad esempio, che non è possibile chiedere ad un Ente, come contributo, il pagamento di una fattura intestata al GULP. In questo caso bisognerà: farsi versare un contributo dall’Ente, emettendo regolare ricevuta, e quindi pagare la fattura utilizzando i soldi versati dall’Ente.
  • Tutte le spese devono essere documentate: ad esempio, quando si acquistano i francobolli per la spedizione di annunci di convegni, scuole, ecc., bisogna farsi fare regolare fattura dal tabaccaio. È buona norma corredare ogni pezza giustificativa di una breve spiegazione sulla spesa a cui si riferisce e di quale evento si tratta (convegno annuale, scuola, workshop, ecc.): questo facilita il compito del commercialista al momento in cui redige il bilancio finale dell’attività in questione ed evita i numerosi e intricati problemi che si sono riscontrati in passato.

Piccole spese

Capita spesso che gli organizzatori delle attività si trovino a dover sostenere spese minute (tipicamente spese di cancelleria dell’ultimo momento, piccole spese di rappresentanza come offrire il caffè agli invitati, etc.) per le quali non vengono ovviamente richieste nè rilasciate fatture. Vanno comunque mantenute le ricevute o gli scontrini corrispondenti, che verranno allegate al bilancio come pezze giustificative delle piccole uscite di cassa.

Rimborsi spese

Per il rimborso di spese di viaggio e di soggiorno (ad esempio dei relatori invitati) bisogna:

  1. far compilare al richiedente un modulo di richiesta rimborso come quello allegato;
  2. farsi dare dal richiedente tutte le pezze giustificative di spesa in originale: biglietti di treno/aereo, fatture di alberghi, ricevute di ristoranti, etc. Non sono ammesse fotocopie nè fatture di agenzie di viaggi senza il biglietto accluso.

Pagamento di compensi professionali e onorari

  • Per il pagamento di compensi professionali (ad esempio per aiuti di segreteria) od onorari (ad esempio per relazioni invitate o tutorial) l’interessato deve:
    1. emettere regolare fattura intestata al GULP se è un professionista munito di partita I.V.A.;
    2. compilare una dichiarazione di ricevuto compenso come una di quelle allegate se non è un professonista munito di partita I.V.A.
  • Prestare attenzione a che il modulo (o la fattura) contenga tutti i dati richiesti: Nome, Cognome, Luogo e Data di nascita, Residenza completa di indirizzo, Codice Fiscale e (solo nel primo caso) Partita IVA.
  • Per le persone non munite di partita I.V.A., sono previsti due moduli: uno per cittadini italiani e uno per cittadini stranieri. Nel primo caso, infatti, il compenso netto si ottiene sottraendo al compenso lordo una ritenuta d’acconto del 20% per Italiani mentre per gli stranieri o comunque NON RESIDENTI si deve effettuare una ritenuta del 30% a titolo di imposta secondo l’art. 25 del DPR 29 settembre 1973, n. 600 .
    ATTENZIONE: queste percentuali possono variare a seconda della normativa vigente. È bene accertarsi prima con il commercialista delle percentuali in vigore al momento in cui si rilasciano i compensi).
  • Vale la pena di ricordare che all’interessato va corrisposto l’importo netto (è ovvio, ma è successo in passato che sia stato corrisposto l’importo lordo!). Anche i cittadini stranieri che ricevono compensi devono avere un codice fiscale italiano. FARE ATTENZIONE: – Per gli stranieri o NON RESIDENTI che hanno il CF verificare che non sia scaduto. Infatti per I non residenti il CF scade dopo 10 anni; – Per gli stranieri o NON RESIDENTI che sono sprovvisti di CF bisogna richiederlo, operando come segue:
    1. fare una fotocopia delle pagine del passaporto contenenti i dati anagrafici, la foto e la firma;
    2. andare all’ufficio delle Imposte Dirette e farsi dare il codice fiscale;
    3. tenere una fotocopia del codice fiscale e fare avere l’originale all’interessato.

IMPORTANTE

Versamenti delle ritenute d’acconto e ritenute a titolo d’imposta

Come detto in precedenza, sugli importi pagati come compenso (e dunque non sui rimborsi spesa) va effettuata una ritenuta d’acconto per gli italiani e la ritenuta a titolo d’imposta per I NON RESIDENTI:

  • La cifra trattenuta come va versata sul c/c n. 180562 Concessione di PISA SET SPA
  • Per il versamento bisogna utilizzare gli appositi moduli di conto corrente postale che si possono comprare da Buffetti.
    Si può usare anche un unico bollettino di versamento per il totale delle somme da versare, con arrotondamento alle 1000 lire superiori se la frazione supera (o è uguale a) le 500 lire, altrimenti si tronca alle 1000 lire inferiori.
  • Per compilare tali moduli sono necessari i dati della persona a cui è stato corrisposto il compenso e in più i dati seguenti:
    1. Il Codice di C.S. o Ufficio Imposte Dirette è: 421
    2. il numero contribuente del GULP che è 6055360;
    3. il codice tributi che è: 1040/02 per gli italiani 1043 per gli stranieri.
    4. specificare :” ritenuta d’acconto ” per gli italiani e “ritenuta a titolo d’imposta art.25. del DPR 29 settembre 1973, n. 600 ” per i non residenti.
  • Il versamento va effettuato entro e non oltre il giorno 9 del mese successivo a quello in cui si effettua il pagamento.
  • Le ricevute vanno poi inviate alla segreteria o direttamente al commercialista che si incaricherà di compilare e spedire agli interessati i sostituti d’imposta necessari per la dichiarazione dei redditi.

NOTA BENE

Si raccomanda di contattare sempre il Presidente per sapere se alcuni dei dati hanno subito delle variazioni e di compilare i moduli con la sua assistenza, onde evitare errori che comportano pene pecuniarie anche sostanziose


IL BILANCIO FINALE

A conclusione dell’evento, gli organizzatori devono, in tempi ragionevolmente brevi:

  • compilare un dettaglio completo di tutte le entrate e le uscite;
    Nota Bene:
    non fare apparire MAI le cifre “compensate” es. se arriva un avviso della banca che dice che è stato fatto un versamento di LIt.100.000 e ci sono 2.000 di spese, NON si deve far risultare solo la cifra 98.000 in attivo. Bensì si deve mettere 100.000 in attivo e 2.000 fra le spese bancarie. Così via di seguito. Le cifre “compensate” creano dei problemi al Commercialista chè deve rifarsi tutti i conti.
  • inviare alla segreteria, o direttamente al commercialista del GULP (gli indirizzi sono riportati di seguito), tutte le pezze giustificative delle entrate e delle uscite, e cioè:
    • i blocchetti delle ricevute delle entrate avvenute;
    • le ricevute, gli scontrini e le fatture di tutti i pagamaneti effettuati;
    • i moduli di richiesta rimborso con le corrispondenti pezze giustificative (biglietti, fatture d’albergo, ecc.);
    • i moduli di ricevuta o le fatture dei compensi professionali versati;
    • le ricevute dei versamenti delle ritenute d’acconto effettuate.

    è buona norma mantenere una fotocopia di tutte le pezze giustificative suddette.

  • inviare alla segreteria del GULP l’elenco di tutte le persone che si sono associate, o hanno rinnovato l’associazione, al GULP in occasione dell’evento in questione.

SEGRETARIO

Marco Gavanelli

Dipartimento di Ingegneria
Università di Ferrara
Via Saragat 1
44122 Ferrara (FE)
FAX: 0532 97 4870

ALLEGATI

  1. Per rimborso missioni:
  2. Modulo di dichiarazione per stranieri che pagheranno le tasse nel loro paese di origine
  3. il modulo di ricevuto compenso per cittadini stranieri a cui si effettua la ritenuta d’acconto
  4. il modulo di ricevuto compenso per cittadini italiani;
  5. quote di associazione al GULP.
  6. scheda iscrizione GULP